自社の業務に合わせたシステムを開発したいと考えたとき、多くの中小企業は外部の開発会社に依頼することになります。しかし、発注側の準備が不十分なまま進めると、思っていたものと違うシステムができてしまう、追加費用がかさむといったトラブルにつながることもあります。
発注前に整理しておきたいこと
外注前に整理しておきたいこと
開発会社に相談する前に、「何を解決したいのか」「今どんな業務フローで、どこに課題があるのか」を整理しておくことが重要です。現状の業務を言語化できていないと、開発会社側も的確な提案がしづらくなります。
発注から開発までの一般的な流れ
- 要件整理: 解決したい課題と、システムに求める機能を整理する
- 見積もり・提案の比較: 複数社から提案を受け、費用や進め方を比較する
- 要件定義: 発注先と一緒に、具体的な仕様を固める
- 開発・テスト: 実際にシステムを開発し、動作を確認する
- 導入・運用開始: 現場で使い始め、必要に応じて改善する
費用感をどうつかむか
業務システムの開発費用は、扱うデータ量や連携するシステムの数、利用人数によって大きく変わるため、一概に相場を示すことは難しいのが実情です。ただし、見積もりを比較する際は「初期開発費用」と「リリース後の保守・運用費用」を分けて確認することが欠かせません。安く見える初期費用の裏で、保守費用が想定以上にかかるケースもあるためです。
複数社から見積もりを取る場合は、同じ要件(解決したい課題と必要な機能の範囲)を伝えたうえで比較すると、金額差の理由が見えやすくなります。
外注先選び・開発中に気をつけたいこと
- 外注先選びで見ておきたいポイント
- 業務理解に時間をかけてくれるか: ヒアリングを丁寧に行い、現状の課題を把握しようとしているか
- 要件定義の進め方が明確か: 仕様の決め方や変更時のルールが整理されているか
- 開発後の保守・運用体制があるか: リリース後の不具合対応や機能追加に対応できるか
「安さ」だけで選ぶと、要件定義が不十分なまま開発が進み、後から手戻りが発生しやすくなります。
追加費用が発生しやすいタイミング
開発が始まったあとに「思っていたものと違う」という理由で仕様変更を依頼すると、多くの場合は追加費用や納期の見直しが発生します。追加費用が発生しやすいのは、要件定義の段階で業務フローの細部まで詰め切れていなかったケースです。
これを防ぐには、要件定義の段階で実際の業務担当者を巻き込み、日々の業務の流れに沿って仕様を確認しておくことが有効です。開発会社側の資料だけで判断せず、現場の担当者が実際の画面イメージを見て確認できる機会を、要件定義の中に組み込んでもらうとよいでしょう。
進行中のトラブルを防ぐために
開発が始まったあとも、定期的な進捗確認と、仕様変更が発生した際のルールを事前に決めておくことが重要です。PM(プロジェクトマネージャー)の役割を担う人が発注側・開発側のどちらにいるかも、事前に確認しておくと安心です。
開発方式の違いを理解しておく
業務システムの開発には、大きく分けて「スクラッチ開発(要件に合わせて一から開発する)」と「既存のパッケージ・ノーコードツールをカスタマイズする」という2つのアプローチがあります。スクラッチ開発は自由度が高い分、費用と期間がかかりやすく、パッケージ活用は費用を抑えやすい一方、対応できる範囲に制約が出ることがあります。
自社の業務がどれだけ独自性の高いものか、標準的な業務フローに近いものかによって、向いている方式は変わります。開発会社に相談する際は、複数の方式を比較した提案をしてもらえるかどうかも、判断材料の一つになります。
契約後・リリース後に確認したいこと
社内にPMがいない場合の考え方
発注側に進行管理の経験者がいない場合、開発会社にPM機能まで含めて依頼できるかどうかが、プロジェクトの成否を大きく左右します。要件定義から進捗管理、現場への定着まで伴走してくれるかどうかを、契約前の相談段階で確認しておくとよいでしょう。
既存システムとの連携も忘れずに確認する
新しいシステムを導入する際、すでに使っている会計ソフトや顧客管理システムとのデータ連携が必要になることがあります。連携方法によっては追加の開発が必要になり、当初の見積もりから費用が膨らむ原因にもなります。要件定義の段階で、既存システムとの連携範囲まで含めて開発会社と確認しておくことで、後からの想定外を減らせます。
リリース後こそが本当のスタート
システムは、リリースした時点がゴールではなく、そこから現場で使われて初めて価値を生みます。リリース直後は、想定していなかった使い方や、操作でつまずくポイントが必ず出てきます。この段階でのフォローが手薄だと、せっかく開発したシステムが定着しないまま使われなくなってしまうこともあります。
契約時には、リリース後1〜3ヶ月程度の伴走期間を含められないか、開発会社に相談してみるとよいでしょう。この期間に現場からのフィードバックを反映できると、その後の運用が格段に安定します。
セキュリティ面の確認も忘れずに
業務システムには顧客情報や取引データなど、重要な情報が蓄積されていきます。開発会社を選ぶ際は、機能面だけでなく、データのバックアップ体制やアクセス権限の管理、万が一の障害時の対応方針についても確認しておくと安心です。特に複数の拠点や外部の協力会社とシステムを共有する場合は、誰がどこまでの情報にアクセスできるかの設計も、要件定義の段階で整理しておく必要があります。
まとめ
業務システムの外注は、発注前の準備が成功を左右します。自社の課題を整理し、業務理解と保守体制のある発注先を選ぶことで、導入後も使い続けられるシステムにつながります。
Japan DeepTechでは、要件整理からPM支援まで含めたシステム開発を行っています。
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Japan DeepTech